Informationen zum Datenschutz gemäß Art. 13 DS-GVO betreffend digitale Versammlungen, Veranstaltungen, Online-Meetings und Video- und Telefonkonferenzen mit „Microsoft Teams“
Die KlimAktiv Consulting GmbH (im Folgenden „KlimAktiv“, „wir“, „uns“, „unser“) legt großen Wert auf den Schutz Ihrer Daten. Die nachfolgenden Hinweise geben Ihnen Informationen über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte im Rahmen der Nutzung von „Microsoft Teams“ (MS-Teams) gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutzgrundverordnung – „DS-GVO“). MS-Teams wird von uns für die Durchführung von digitalen Versammlungen, Veranstaltungen, Online-Meetings, Video- und Telefonkonferenzen verwendet.
1. Begriffsbestimmungen
Diese Informationen zum Datenschutz gemäß Art. 13 DS-GVO beruhen auf den Begrifflichkeiten, welche die DS-GVO verwendet. Damit diese Informationen sowohl für die Öffentlichkeit als auch für unsere Kunden und Geschäftspartner einfach lesbar und verständlich sind, werden im Folgenden die verwendeten Begrifflichkeiten erläutert.
1.1 Personenbezogene Daten
„Personenbezogene Daten“ (Art. 4 Nr. 1 DS-GVO) sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („Betroffener“) beziehen. Identifizierbar ist eine Person, wenn sie direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, einer Online-Kennung, Standortdaten oder mithilfe von Informationen zu ihren physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identitätsmerkmalen identifiziert werden kann. Die Identifizierbarkeit kann auch mittels einer Verknüpfung von derartigen Informationen oder anderem Zusatzwissen gegeben sein. Auf das Zustandekommen, die Form oder die Verkörperung der Informationen kommt es nicht an (auch Fotos, Video- oder Tonaufnahmen können personenbezogene Daten enthalten).
1.2 Betroffene Person
„Betroffene Person“ ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.
1.3 Verarbeitung
„Verarbeiten“ (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO) ist jeder Vorgang, bei dem mit personenbezogenen Daten umgegangen wird, gleich ob mit oder ohne Hilfe automatisierter (d. h. technikgestützter) Verfahren. Dies umfasst insbesondere das Erheben (d. h. die Beschaffung), das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder sonstige Bereitstellung, den Abgleich, die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten sowie die Änderung einer Ziel- oder Zweckbestimmung, die einer Datenverarbeitung ursprünglich zugrunde gelegt wurde.
1.4 Einschränkung der Verarbeitung
„Einschränkung“ der Verarbeitung ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.
1.5 Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher
„Verantwortlicher“ (Art. 4 Nr. 7 DS-GVO) ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
1.6 Auftragsverarbeiter
„Auftragsverarbeiter“ (Art. 4 Nr. 8 DS-GVO) ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, insbesondere gemäß dessen Weisungen, verarbeitet (z. B. IT-Dienstleister). Im datenschutzrechtlichen Sinne ist ein Auftragsverarbeiter insbesondere kein Dritter.
1.7 Empfänger
„Empfänger“ ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger.
1.8 Dritter
„Dritter“ (Art. 4 Nr. 10 DS-GVO) ist jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer dem Betroffenen, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.
1.9 Einwilligung
„Einwilligung“ (Art. 4 Nr. 11 DS-GVO) der betroffenen Person bezeichnet jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
2. Allgemeine Informationen
2.1 Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO
Verantwortlich ist:
KlimAktiv Consulting GmbH
Nauklerstraße 60
72074 Tübingen
E-Mail: info@klimaktiv.de
Hinweis:
Die Microsoft Ireland Operations Limited bzw. Microsoft Corporation (Microsoft) trägt die Verantwortung für die Datenverarbeitung als Anbieter von MS-Teams. Soweit Sie die Website von Microsoft aufrufen, um entweder die Software für die Nutzung von MS-Teams herunterzuladen oder um die Anwendung über den Browser zu nutzen, wird der Dienst insoweit von Microsoft erbracht. Ihre im Rahmen der Nutzung von MS-Teams erhobenen personenbezogenen Daten werden insoweit notwendigerweise an Microsoft weitergeleitet.
Weitere Informationen und Details sind den datenschutzrechtlichen Informationen und Hinweisen von Microsoft zu entnehmen: https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement
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2.2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Stephan Schunkert
Geschäftsführender Gesellschafter
KlimAktiv gemeinnützige Gesellschaft zur Förderung des Klimaschutzes mbH
KlimAktiv Consulting GmbH
Nauklerstrasse 60
72074 Tübingen
E-Mail: s.schunkert@klimaktiv.de
3. Betroffene personenbezogene Daten
Durch Ihre Teilnahme (und Anmeldung) an digitalen Versammlungen, Veranstaltungen, Online-Meetings und Video- und Telefonkonferenzen (im folgenden „Online-Meetings“) mit MS-Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang dieser Datenverarbeitung hängt unter anderem maßgeblich davon ab, welche personenbezogenen Daten Sie selbst aktiv vor bzw. während der Teilnahme an einem Online-Meeting übermitteln. Dabei werden auch ohne Ihr zutun (passiv) personenbezogene Daten erfasst bzw. bei der Verwendung von MS-Teams systembedingt generiert und erfasst (z. B. Logfiles). Im Folgenden sind die Kategorien der personenbezogenen Daten unter ihrer jeweiligen Quelle gelistet, sodass Sie einen Überblick über die Verarbeitung erhalten.
Folgende personenbezogene Daten werden verarbeitet (passiv / automatisch):
· Digitale Zugangs- und Systemprotokolldaten (z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort)
Folgende personenbezogene Daten können verarbeitet werden, sofern Sie diese freiwillig (aktiv) übermitteln:
· Personenstammdaten (z. B. Anzeigename, E-Mail-Adresse, Profilbild, bevorzugte Sprache)
· Kommunikationsdaten (z. B. Inhalte der Online-Meetings, Nachrichten im Chat, Audio- und Videodaten, freigegebene Dateien)
· Supportdaten, Feedbackdaten
· Im Falle der Aufzeichnung eines Online-Meetings: Video-, Audio- und Präsentationsaufnahme in Form einer MP4-Datei
· Weitere von Ihnen übermittelten Informationen
4. Zweck der Datenverarbeitung
Die vorstehend näher bezeichneten personenbezogenen Daten verarbeiten wir im Einklang mit den Vorschriften der DS-GVO, den weiteren einschlägigen Datenschutzvorschriften und nur im erforderlichen Umfang. Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO beruht, stellen die genannten Zwecke zugleich unsere berechtigten Interessen dar.
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die effektive, zeitgemäße Durchführung von Online-Meetings mit MS-Teams. Um eine solche Zusammenarbeit ermöglichen zu können, werden entsprechend Ziffer 3 personenbezogene Daten verarbeitet und erhoben.
Die Verarbeitung und Erhebung sind insbesondere notwendig, um Ihnen eine Einladung per E-Mail zukommen zu lassen. Auch die Daten mittels Verwendung Ihres Mikrofons und Ihrer Videokamera werden zum Zweck der Durchführung eines Online-Meetings verarbeitet, wobei Sie die Funktion jederzeit in den Einstellungen von MS-Teams abschalten können. Gleiches gilt für die „Chatfunktion“ in MS-Teams, deren Nutzung Ihnen obliegt. Eine Protokollierung der Chatinhalte durch KlimAktiv kann bei Bedarf zu Dokumentationszwecken erfolgen.
Im Falle einer Aufzeichnung der Veranstaltung durch KlimAktiv werden personenbezogene Daten zu Zwecken des Abrufs und gegebenenfalls zur weiteren Verarbeitung bereitgehalten. Dies betrifft z. B. Schulungszwecke oder Informationszwecke. Sofern wir Online-Meetings aufzeichnen möchten, teilen wir Ihnen dies selbstverständlich im Vorweg transparent mit und bitten um eine ausdrückliche Zustimmung (Einwilligung).
Eine automatische Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DS-GVO kommt nicht zum Einsatz.
5. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 DS-GVO. Dies sind explizit folgende Rechtsgrundlagen:
· Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO (Einwilligung):
Sofern Ihre Einwilligung vor der Aufzeichnung eines Online-Meetings eingeholt wird, stellt Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO die entsprechende Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dar. Dies betrifft auch grundsätzlich weitere Verarbeitungsvorgänge, die mit einer Einwilligung Ihrerseits verbunden sind.
· Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (Vertragserfüllung):
Soweit die Verarbeitung für die Erfüllung einer vertraglichen Leistung Ihnen gegenüber erfolgt, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO die entsprechende Rechtsgrundlage. Gleiches gilt für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zu unseren Produkten oder Leistungen.
· Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (berechtigtes Interesse):
Die Verarbeitung ist letztlich zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich. Dieses Interesse liegt vor allem in der effektiven und vor allem zeitgemäßen Vorbereitung und Durchführung entsprechender Online-Meetings, sodass ein Erscheinen in Präsenz nicht erforderlich ist. Dies ist kosteneffizienter und insbesondere klimafreundlicher.
6. Weitere Empfänger personenbezogener Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. In diesem Zusammenhang beachten Sie bitte, dass vor allem Online-Meetings (wie auch persönliche Besprechungstreffen) häufig dazu dienen, Informationen mit Kunden, Interessierten oder Dritten auszutauschen und zu kommunizieren. Daher sind solche Daten regelmäßig zur Weitergabe bestimmt. Dies betrifft vor allem die an dem Online-Meeting unmittelbar beteiligten Personen.
Ferner könnenAusnahmen bestehen, wenn dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.
Als Service Provider erhält Microsoft notwendigerweise Kenntnis der personenbezogenen Daten, soweit dies im Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen dem Verantwortlichen und Microsoft vorgesehen ist (Art. 28 Abs. 3
DS-GVO).
Weitere Informationen und Details sind den datenschutzrechtlichen Informationen und Hinweisen von Microsoft zu entnehmen: https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement
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7. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland
Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht außerhalb der Europäischen Union (EU) verarbeitet, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Das Routing von Daten über Internetserver, die sich außerhalb der EU befinden, können wir allerdings nicht vollständig ausschließen. Insbesondere kann dies der Fall sein, wenn sich Teilnehmende während des Online-Meetings in einem Drittland befinden.
Während des Transports über das Internet sind die Daten jedoch verschlüsselt und mithin vor unbefugten Zugriffen Dritter gesichert.
8. Speicherdauer
Grundsätzlich werden personenbezogene Daten gelöscht, wenn eine weitere Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Ein solches Erfordernis besteht insbesondere, sofern und soweit die Daten zur Vertragserfüllung oder zur Prüfung von Gewährleistungs- und Garantieansprüchen benötigt werden. Andernfalls gilt die jeweilige gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
9. Ihre Rechte nach der DS-GVO
Sie können sich jederzeit und unentgeltlich mit einer formlosen Mitteilung an unsere Datenschutzbeauftragte oder direkt an uns wenden, um Ihre Rechte gemäß der DS-GVO auszuüben, sofern die jeweiligen Voraussetzungen vorliegen. Sie haben hiernach folgende Rechte:
9.1 Recht auf Auskunft
Gemäß Art. 15 DS-GVO hat jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.
9.2 Recht auf Berichtigung
Gemäß Art. 16 DS-GVO hat jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
9.3 Recht auf Löschung
Gemäß Art. 17 DS-GVO hat jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
9.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Gemäß Art. 18 DS-GVO hat jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird (die Einschränkung gilt dann für die Dauer der Überprüfung), wenn die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgt und sie die Löschung ablehnen, wenn wir die personenbezogenen Daten zwar nicht länger benötigen, Sie sie aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder wenn Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben (für die Dauer der Überprüfung der Berechtigung des Widerspruchs).
9.5 Recht auf Datenübertragbarkeit
Gemäß Art. 20 DS-GVO hat jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
9.6 Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung
Gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO hat jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
9.7 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Gemäß Art. 77 DS-GVO hat jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Detailliertere Ausführung sogleich unter Ziffer 10.
9.8 Widerspruch gegen die Verarbeitung
Gemäß Art. 21 DS-GVOhaben Sie das Recht Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DS-GVO erfolgt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Verarbeitung nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Sofern es sich nicht um einen Widerspruch gegen Direktwerbung handelt, bitten wir bei Ausübung eines solchen Widerspruchs um die Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollen. Im Falle eines begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
10. Beschwerderecht
Bei Fragen und Beschwerden können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragte (siehe Ziffer 2.2) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden (Art. 77
DS-GVO). Darüber hinaus (alternativ oder kumulativ) steht Ihnen grundsätzlich der Zivilrechtsweg vor den ordentlichen Gerichten offen.
Die für KlimAktiv zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
Tel.: 0711/61 55 41 – 0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
11. Änderung der vorliegenden Datenschutzinformationen
Die vorliegenden Datenschutzinformationen werden von uns bei etwaigen Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen geändert. Stets finden Sie die aktuelle Fassung an dieser Stelle.
Stand 06.11.2024